Kofax PaperPort 14 Professional para un trabajo eficiente

En casi todas las oficinas, las carpetas se acumulan en los armarios. Como también hay periodos de retención legales, con el tiempo se acumulan grandes cantidades de carpetas con albaranes, facturas y correspondencia completa. Si hay que volver a acceder a un documento importante después de cierto tiempo, es necesario realizar una tediosa búsqueda. Es posible que la persona responsable del archivo ya no trabaje en la empresa o haya sido trasladada a otro departamento. Es mucho más fácil y claro archivar los documentos en forma digitalizada. Pero, ¿cómo se pueden digitalizar los documentos en papel de forma rápida y sencilla? La respuesta es Kofax PaperPort 14 Estándar o Profesional.

¿Qué puede hacer este moderno software?

Ayuda a escanear documentos en papel. A continuación, se convierten en formato PDF. Se trata de un formato de archivo que se ha convertido en la norma en el sector profesional y en el sector privado. La gran ventaja de este formato es que existe un visor gratuito para cada sistema operativo . No sólo están disponibles para Windows y Linux, sino también para Mac, Android y todos los demás sistemas. Por lo tanto, no hay ningún usuario que no pueda ver dicho documento. Sin embargo, el software de Kofax no sólo convierte archivos de texto sencillos, sino también documentos con diseños muy complejos. Pueden ser folletos, volantes u otras cosas. En cualquier caso, todo se muestra fiel al original.

Pero eso no es todo. También es posible realizar cambios en los documentos escaneados. El programa está dotado de numerosas funciones de edición que son muy similares a las del software de procesamiento de textos. Esto supone una enorme ventaja, ya que todavía se pueden hacer cambios importantes antes de la presentación final. No se necesita ninguna aplicación adicional para ello.

Archivo de documentos cómodo y claro

La forma de diseñar tu sistema de archivo depende, por supuesto, de ti. En función del volumen y el número de documentos que hay que archivar, se utilizan diferentes sistemas. Algunas empresas utilizan simplemente los años y los meses. En otras empresas, se produce una clasificación por temas. Otros utilizan el orden alfabético para crear sus carpetas. Con Kofax PaperPort 14 Professional también te beneficias de la opción de archivar en una unidad de red. Esto hace que sea muy fácil compartir documentos con otros compañeros. Ya no es necesario el engorroso envío de archivos por correo electrónico.

Incluso con un archivo optimizado, puede ocurrir que de repente ya no recuerdes dónde se guardó un determinado documento. Sin embargo, esto no es motivo de preocupación. Tanto Kofax PaperPort 14 Standard como Professional tienen una función de búsqueda intuitiva y fácil de usar. Sólo tienes que introducir una palabra clave en el cuadro de búsqueda. A continuación, se te presentará una lista de documentos que contienen ese término. Esto es una gran comodidad.

¿Por qué deberías comprar Kofax PaperPort 14 Professional?

Este moderno software te ayuda en tu trabajo diario de oficina. Los documentos en papel se escanean en un abrir y cerrar de ojos y ya no ocupan espacio en la estantería. Con una variedad de opciones de archivo y una potente función de búsqueda, te beneficiarás tanto de la reducción de la carga de trabajo como del ahorro de tiempo. Definitivamente te encantará este software porque te facilitará mucho tu vida diaria en la oficina.

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